Coût du recrutement : combien vous coûte le recrutement de vos techs et comment le réduire ?

Comprendre le coût d'un recrutement

Définition du coût de recrutement

Le coût de recrutement correspond à la somme des dépenses engagées pour qu'un nouveau collaborateur arrive dans l'entreprise. On prend alors en compte l'ensemble des dépenses de A à Z pour attirer les candidats et les sélectionner pour arriver au recrutement.

Mais il faut aussi prendre en compte les coûts liés à son intégration. Car sans l'intégration, il y a de forte chance que le recrutement échoue et vous conduise à recruter à nouveau.

C'est pour cela que pour calculer le coût d'un recrutement, on distingue généralement les coûts directs, dont l'objectif est entièrement tourné vers la réussite du recrutement, et les coûts indirects qui facilitent le recrutement.

C'est justement parce qu'il y a de nombreux coûts indirects et que la période d'onboarding est une période de transition où le nouveau collaborateur passe du statut de candidat à celui de collaborateur qu'il est difficile d'évaluer le coût réel d'un recrutement (on prend en compte les dépenses de a à z sans trop savoir où est le z en quelque sorte).

Le coût moyen d'un recrutement en France

En France, le coût moyen d'un recrutement dépend de plusieurs facteurs, notamment la nature du poste à pourvoir et le secteur d'activité. Si on se base sur les dernières études, le coût moyen d'un recrutement se situe généralement entre 3000 et 10000 euros tout poste confondu.

Dans l'IT, vu les rémunérations du marché et les difficultés à trouver les bons profils, on est plutôt en haut de cette fourchette.

Et encore ! Ce coût peut être multiplié par deux ou trois si on a commis une erreur de casting et que le recrutement échoue.

Calcul du coût d'un recrutement : décomposition des éléments

Les coûts directs du recrutement

Les coûts directs du recrutement comprennent principalement :

• Le temps passé par les équipes en interne (service RH et managers)
• Les frais de communication liée au recrutement
• Les abonnements à des outils nécessaires à la réalisation du recrutement
• La rémunération du futur collaborateur
• Le recours à un cabinet de recrutement si vous choisissez d'externaliser le recrutement

Le temps passé par les équipes en interne

Le temps passé par les équipes internes sur le processus de recrutement est un coût significatif à ne pas négliger.

Ce temps comprend non seulement les tâches directement liées au processus de recrutement mais aussi le temps passé pour soigner l'expérience et la communication avec les candidats.

Il est majoritairement imputé au service RH ou au recruteur en charge de pourvoir le poste mais il faut aussi intégrer le temps des managers et toute autre personne intervenant dans le processus de recrutement.

Concrètement, il vous faut comptabiliser le nombre d'heures passées à

• Analyser le besoin, les compétences attendues et le profil qui en découle : Cette étape est souvent négligée voire dans le pire des cas zapée (parce que non "Java 5 ans d'exp" n'est pas un besoin correctement défini). Que ce soit dans le cadre d'un remplacement ou d'une création de poste, cette étape est primordiale car elle va conditionner la réussite de votre recrutement. C'est en effet grâce à la définition du besoin que l'on peut définir ses critères de recrutement et comprendre ses candidats en réalisant son candidate persona et ainsi comprendre aussi leurs attentes. 
• Rédiger, faire relire et diffuser l'offre d'emploi : pour que l'annonce de recrutement soit pertinente et atteigne vos candidats, elle doit être rédigée en prenant en compte les éléments de l'analyse du besoin.
• Rechercher des candidats : légalement, vous devez d'abord chercher en interne avant de recruter en externe. Une fois cela fait, les recruteurs vont passer du temps à traiter les candidatures reçues et à faire du sourcing pour approcher directement des candidats.
• Réaliser les entretiens d'embauche : vos collaborateurs (RH ou managers) vont passer du temps avec les candidats pour les présélectionner puis au cours des entretiens voir même au cours des tests de recrutement (techniques ou de personnalité) que les candidats vont passer. En amont, les entretiens doivent être préparés en lisant les questions à poser au cours de chaque entretien et organiser cela dans une grille d'entretien. Cela est rendu possible par l'analyse du besoin initiale.
• Organiser le processus de recrutement : le recruteur va organiser les différentes étapes du processus de recrutement, faire en sorte de recueillir le feedback des différentes parties prenantes (voir faire des prises de références) pour prendre une décision sur le candidat à recruter
• Soigner l'expérience candidat : le recruteur va passer du temps pour s'occuper de l'expérience des candidats et communiquer avec eux. Il va devoir faire les retours négatifs aux candidats non retenus et va entretenir un échange régulier et de qualité avec les candidats en cours de processus de recrutement pour maintenir leur engagement et améliorer les chances que le candidat retenu accepte la proposition d'embauche. Si vous mettez en place des éléments de gamification dans votre recrutement, le recruteur y consacrera surement un peu de temps supplémentaire.
• Gérer l'embauche : du temps va être consacré à la proposition d'embauche, éventuellement à la négociation du salaire, l'accord sur l'ensemble des éléments liés à l'arrivée puis sur les démarches d'embauche.

Une fois les interlocuteurs et les temps identifiés, il faut proratiser en fonction des rémunérations de chacun (salaire brut et charges patronales puisque l'on cherche à calculer le coût pour l'entreprise. Oublier les charges patronales conduira à un écart important entre le coût que vous avez calculé et le coût réel).

Les frais de communication liée au recrutement

Il s'agit essentiellement des frais de publication des offres d'emploi.

Selon les plateformes choisies et la visibilité souhaitée, le coût de publication peut varier de 300 à 1 000 euros pour la diffusion d'une annonce au niveau national.

On peut également retrouver dans cette catégorie les frais liés à la participation à un salon de recrutement (temps passé à l'organisation, à la participation, les frais logistiques) ou encore les frais liés à la mise en place de campagnes de cooptation au sein de l'entreprise.

Les abonnements à des outils

Le recrutement d'un salarié peut conduire à l'utilisation de différents logiciels et outils pour être mené à bien :

• Outils de sourcing : Licence LinkedIn recruiter, accès aux CV dans des cvthèques, outils permettant de dénicher les contacts des candidats sourcés ...
• Outils de gestion du processus de recrutement : ATS (outil de gestion des processus de recrutement et de la base de données candidats), outils de matching, outils d'assessment, de tests de recrutement, outils permettant la réalisation d'entretien d'embauche en visio

La rémunération du futur collaborateur

La rémunération de la nouvelle recrue comprend :

• Son salaire annuel brut
• Les charges sociales associées
• Les avantages en nature et obligations de l'employeur (tickets-restaurants, mutuelle, prévoyance, transport …)
• Les imprévus (maladie, absences imprévues)

Le recours à un cabinet de recrutement

Si vous choisissez d'externaliser le recrutement, vous aurez des coûts liés au paiement du cabinet. Beaucoup fonctionnent au succès, c'est-à-dire qu'ils sont rémunérés s'ils parviennent à trouver le collaborateur que vous recruterez. Les frais du cabinet représentent généralement entre 15 et 25% de la rémunération du salarié recruté.

Le recours au cabinet de recrutement n'est pas forcément plus élevé que si vous vous chargez vous-même du recrutement. Certains budgets internes vont fortement se réduire, voir s'annuler car pris en charge par le cabinet dans le cadre de la réalisation de sa mission.

Les coûts indirects du recrutement

Les coûts indirects sont généralement moins visibles mais tout aussi importants. Ils englobent notamment :

• La perte de productivité
• Les coûts liés à l'intégration
• Les coûts structurels
• La formation des recruteurs

La perte de productivité, le manque à gagner

Plusieurs aspects du recrutement conduisent à un manque à gagner pour l'entreprise.

Tout d'abord, le temps que les collaborateurs passent sur le recrutement, c'est du temps qu'ils ne passent pas sur leur cœur de métier, là où ils apportent de la valeur.

D'autre part, lorsque l'on prend la décision de recruter, c'est que l'équipe a mal, elle supporte une charge de travail trop importante. Le temps que le recrutement soit réalisé et que le nouveau collaborateur arrive, l'équipe va devoir tenir, l'ambiance et la qualité du travail pourront s'en ressentir.

Les coûts liés à l'intégration de la nouvelle recrue :

Le temps passé à organiser et mettre en place la phase d'intégration :

• maintenir le lien avant son arrivée (parce que 3 mois de préavis c'est long),
• à former le salarié aux process, aux outils, à la stack utilisée sur le projet
• l'intégrer au sein de l'équipe et de l'entreprise car la période d'essai est une période sensible où la rupture du contrat est facilitée
• à réaliser les formalités liées à la période d'essai

ont un coût pour l'entreprise mais sont néanmoins nécessaires pour que le collaborateur reste au sein de l'entreprise. D'autant qu'une intégration bien faite permet d'engager le nouveau collaborateur et en faire un ambassadeur. Ambassadeur qui pourra contribuer aux futurs recrutements pour en réduire le coût.

Les coûts structurels

L'utilisation des locaux et du matériel au cours du processus de recrutement. Le remboursement de frais de déplacement pour le cas où le candidat n'est pas sur place et envisage un déménagement. Tout cela représente des coûts supplémentaires.

De même, le recrutement d'un salarié entraîne l'achat de son matériel : son bureau, sa chaise, son ordinateur, double écran, téléphone, licence d'outils ... Tous les éléments qu'ont tous les autres salariés et qui devront être acheté pour l'arrivée de ce salarié ont aussi un coût qui entre dans le calcul du coût de recrutement.

Les coûts liés à la marque employeur

Investir dans la marque employeur est une stratégie qui peut permettre de réduire significativement les coûts liés au recrutement. En effet, une marque employeur forte attire naturellement des candidats qualifiés, générant ainsi plus de candidatures spontanées et réduisant les dépenses liées à l'utilisation de cabinets de recrutement.

Selon une étude Linkedin, une entreprise sans marque employeur bien établie pourrait voir ses coûts de recrutement augmenter de 5%. À l'inverse, une marque employeur forte permettrait de réduire le coût du recrutement de 43%.

• Création et entretien de la marque employeur : Ceci peut comprendre des coûts liés à la communication, l'inbound recruiting, la création de contenus ou encore la mise en place d'initiatives pour améliorer la qualité de vie et l'image de l'entreprise auprès des potentiels candidats.
• Réputation de l'entreprise : Une mauvaise réputation peut entraîner des coûts supplémentaires en termes de recrutement. En effet, les candidats sont moins enclins à postuler à une entreprise mal perçue, ce qui peut allonger le processus de recrutement et augmenter les coûts associés.

Le travail de marque employeur ajoute un coût, notamment si vous faites appel à des agences de communication ou de marketing RH. Mais comme un système de vase communiquant, il va réduire le coût d'autres dépenses. Par exemple, la marque employeur réduira le temps nécessaire au sourcing de candidats.

La formation des recruteurs

Pour que vos recruteurs soient toujours efficaces et améliorent leurs pratiques, il convient de les former en continue sur leur métier. Il peut être intéressant aussi, s'il y a un profil récurent à recruter dans votre entreprise, de former les recruteurs à ce métier. Ainsi, ils seront plus pertinents dans leurs approches de candidats et plus efficaces dans la phase de sélection, évitant ainsi aux managers de perdre du temps en entretien d'embauche avec un candidat n'ayant pas les prérequis techniques.

Il est essentiel de garder à l'esprit que ces coûts indirects, bien que moins tangibles, ont un impact significatif sur le coût total du recrutement.

Les facteurs influençant le calcul du coût d'un recrutement

L'entreprise joue un rôle clé dans la définition du coût de recrutement, et ce à plusieurs niveaux.

D'abord, la stratégie de recrutement déployée influe grandement sur les dépenses engagées. Par exemple, recourir à un cabinet de recrutement peut être coûteux, mais peut également permettre de réaliser des économies en termes de temps et d'efforts internes.

Ensuite, la taille de l'entreprise a un impact. Les petites entreprises tendent à avoir des coûts de recrutement plus faibles que les grandes entreprises, qui peuvent dépenser des sommes conséquentes pour attirer les meilleurs talents mais rentabiliser ce coût sur un grand volume de recrutement.

De plus, l'entreprise a la possibilité d'optimiser ses coûts en mettant en place des processus de recrutement efficaces et en investissant dans des outils de gestion des candidatures, qui peuvent permettre de réduire les coûts à long terme.

Enfin, la culture de l'entreprise va aussi avoir un impact sur le budget recrutement. Une culture d'entreprise bien identifiée, incarnée par ses collaborateurs permet d'avoir une proposition de valeur claire à démontrer aux candidats. Cela simplifie le travail des recruteurs et augmente la réussite de vos recrutements.

L'impact financier d'un mauvais recrutement

L'impact financier d'un mauvais recrutement se traduit par plusieurs facteurs coûteux pour l'entreprise. Les études montrent que l'on peut multiplier le coût de recrutement par 2 ou 3 s'il échoue.

Et les échecs de recrutement ne sont pas rares. Selon les chiffres du Ministère du travail, 20% des salariés quittent l'entreprise avant la fin de la période d'essai et plus de 30% quittent l'entreprise dans la première année.

Tout d'abord, il y a le coût direct comme le salaire payé à un employé qui ne répond pas aux attentes voir également le coût d'une procédure de licenciement ou d'une rupture conventionnelle pour mettre fin à la relation et le paiement du solde de tout compte.

Ensuite, les coûts indirects incluent le temps perdu en formation et de recrutement d'un nouveau collaborateur.

Il faut aussi compter sur le coût d'opportunité, c'est-à-dire les projets ou objectifs non atteints à cause de cette erreur de casting. Enfin, un mauvais recrutement peut aussi avoir un impact sur le moral des équipes, ce qui peut se traduire par une baisse de la productivité.

Le calcul du coût d'un recrutement

Pour obtenir votre coût de recrutement, il vous faut additionner tous les coûts directs puis tous les coûts indirects et pondérer cela en fonction du risque d'échec du recrutement et diviser le tout par le nombre de recrutement fait sur l'année (car certaines actions servent à plusieurs recrutements et ne peuvent être imputées sur un seul recrutement).

En résumé :

(Coûts directs + Coûts indirects + Coûts liés aux erreurs de recrutement) / nombre de recrutements

Comment optimiser le budget de recrutement ?

Mettre en place un plan de recrutement efficace

Un plan de recrutement efficace commence par une définition claire des besoins. Il faut préciser le profil recherché, les compétences nécessaires et les conditions de travail.

Avoir un plan de recrutement carré permet de choisir les bons canaux de communication pour diffuser l'annonce. Les réseaux sociaux et les sites d'emploi sont des outils couramment utilisés pour leur large portée.

Cela permet aussi d'optimiser le temps de sourcing. Il faut savoir où chercher et comment attirer les meilleurs talents et quand le faire.

Établir un plan de recrutement permet enfin de suivre son budget de recrutement et le suivre tout au long de l'année pour ajuster les actions et ne pas le dépasser.

Optimiser son processus de recrutement

Pour optimiser votre processus de recrutement, il faut adopter une approche stratégique et analytique. L'utilisation de tableaux de bord de recrutement et de logiciels spécialisés est un atout majeur. Ces outils permettent un suivi précis des dépenses, une meilleure gestion des candidatures et l'automatisation de certaines étapes du processus.

• Simplifier le processus de candidature : Réduire le nombre d'étapes pour postuler permet de convertir davantage de candidats. Vous pouvez par exemple offrir le parsing de CV, qui extrait automatiquement les informations du CV du candidat.
• Diversifier les canaux de recrutement : Utiliser différents canaux pour atteindre un large bassin de candidats qualifiés à moindre coût.
• Optimiser les étapes du processus de recrutement : une étape, un objectif
• Faire valider l'annonce par toutes les parties prenantes : pour avoir un élément factuel sur lequel vous baser lors des discussions sur les candidats et faciliter la prise de décision.
• Formation des employés dont le recrutement n'est pas leur métier

Travailler son plan de développement et de gestion de carrières

Mettre en place un plan de développement en interne peut aussi contribuer à réduire le coût des recrutements. En fidélisant vos salariés, votre taux de turn-over se réduit et vous aurez moins de recrutements à faire liés à des départs de salariés.

La formation continue joue un rôle crucial dans la réduction des coûts de recrutement. En effet, elle permet d'augmenter les compétences des employés actuels, réduisant ainsi le besoin de recruter de nouveaux talents. De plus, elle peut préparer les employés à des postes plus élevés, minimisant les coûts de recherche et d'intégration d'un nouvel employé.

• Évolution interne : La formation continue permet aux employés d'acquérir des compétences nouvelles ou complémentaires, favorisant leur évolution de carrière au sein de l'entreprise. Cela réduit le besoin de recrutement externe et les coûts associés.
• Réduction du taux de turnover : Les employés qui bénéficient de formations continues sont généralement plus engagés et satisfaits, ce qui peut réduire le taux de turnover et, par conséquent, les coûts de recrutement.
• Adaptation aux nouvelles technologies : Avec l'évolution rapide des technologies, la formation continue est essentielle pour maintenir les compétences des employés à jour. Cela permet d'éviter le recrutement de nouveaux employés pour maîtriser ces technologies.

Il est cependant essentiel de bien planifier et gérer ces programmes de formation continue pour en maximiser les bénéfices.

Utiliser efficacement les technologies pour réduire les coûts de recrutement

L'utilisation des technologies peut devenir un facteur clé pour réduire les coûts de recrutement.

• L'automatisation de certaines étapes du processus de recrutement permet de gagner du temps et de l'argent. Par exemple, l'automatisation de la diffusion des offres, l'enregistrement des candidatures, le sourcing et la sélection des candidats peut réduire les dépenses.
• L'usage d'un logiciel de recrutement performant offre une solution efficace. Il permet d'automatiser les tâches, améliorer la gestion des données, favoriser la collaboration et optimiser les processus d'évaluation.
• Le recours à une plateforme de tests de recrutement pour automatiser la création et l'analyse des résultats des tests plus rapidement
• L'utilisation de l'Intelligence artificielle : pour rédiger une description de poste, des messages d'approche ... Cela peut faire gagner du temps et donc de l'argent.
• L'utilisation de la programmatique RH

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