Onboarding réussi : la clé de la performance de votre entreprise

1. Définition et enjeux du processus d’onboarding

1.1 Définition du processus d’onboarding

Le processus d’onboarding désigne l’ensemble des pratiques et des actions mises en place pour accueillir et intégrer le nouvel arrivant dans l’entreprise.

L’intégration des nouveaux collaborateurs se fait sur plusieurs axes : 

• Administratif (oui faut bien y passer) 
• Matériel 
• Opérationnel 
• Humain 

C’est un processus qui s’étale dans le temps. 

Le nouveau salarié vit une période dense avec beaucoup d’informations à digérer (nouvelle entreprise, nouvelles activités, nouvel environnement, nouveau type de management, nouveaux outils …)

En répartissant le processus d’intégration sur plusieurs semaines, vous favorisez sa réussite en laissant le temps nécessaire à l’apprentissage.

C’est d’autant plus vrai qu’il faut aborder la question de l’intégration dès l’expression du besoin de recrutement car on peut déduire du processus d’onboarding des caractéristiques du candidat idéal. 

Par exemple, pour un processus d’intégration succinct ou avec un manager peu disponible, il faudra privilégier des candidats autonomes.

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1.2 Enjeux du parcours d’intégration 

Pour une entreprise, il y a 3 enjeux : 

• un enjeu de marque employeur 
• un enjeu de fidélisation 
• un enjeu de performance

Marque employeur : 

Un salarié bien intégré devient un ambassadeur de l’entreprise et permet de renvoyer une image positive et d’attirer de nouveaux collaborateurs (un cercle vertueux du recrutement). 

Fidélisation : 

20% des nouveaux salariés décident de quitter l’entreprise au bout de 45 jours. 

Bien intégrer ses collaborateurs permet de développer le sentiment d’appartenance et l’engagement envers l’entreprise et ses objectifs. 

L’intégration est d’ailleurs l’un des leviers de l’étape “fidéliser” de l’inbound recruiting.

Cela permet aussi d’éviter la déception liée à l’écart entre l’expérience candidat et l’expérience collaborateur qui peut conduire au départ. 

Un départ étant synonyme de nouveau recrutement à lancer et de coûts supplémentaires …

Performance : 

Avec un processus d’onboarding, le nouveau collaborateur sait dès le début ce qui est attendu de lui. Il est accompagné sur ses missions et sa compréhension de l’organisation de l’entreprise. 

Lors du processus de recrutement, vous avez décelé ses leviers de motivation. Utilisez-les pour booster sa motivation. 

Il est ainsi dans les meilleures conditions pour être opérationnel et productif rapidement. 

Pour un collaborateur (oui, c’est un processus qui va dans les 2 sens), l’onboarding RH va lui permettre de : 

• trouver sa place 
• s’assurer que l’entreprise correspond à l’image qu’il s’en ai fait pendant le processus de recrutement 
• comprendre ce que l’on attend de lui, comment il va pouvoir enrichir l’entreprise et participer à l’identité et la croissance de l’organisation

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2. Comment créer un parcours d’intégration efficient

Vous devez investir du temps dans l’onboarding pour qu’il crée de la valeur. Formaliser un processus permet de gagner du temps en identifiant et fluidifiant les étapes, en automatisant certaines tâches et en identifiant clairement les rôles et responsabilités des intervenants.

Le parcours d’intégration comporte 4 grandes étapes : 

• La pré-intégration 
• L’arrivée 
• Les premières semaines 
• Les premiers mois

A chaque étape, des actions doivent être menées. Elles varient en fonction de vos objectifs, de votre culture et de l’expérience que vous voulez faire vivre mais elles doivent permettre l’intégration sur le plan administratif, humain et opérationnel. 

2.1 Le pré-onboarding 

C’est la période entre le oui prononcé par votre candidat à votre proposition d’embauche et son premier jour dans l’entreprise. 

2.1.1 L’axe administratif et logistique de la pré-intégration 

Vous devez terminer les démarches liées à l’embauche : contrat de travail, déclaration d’embauche, programmation de la visite médicale …  

Il faut également préparer le welcome pack qui sera remis le jour de l’arrivée du collaborateur. Vous pouvez y mettre : 

• L’ordinateur configuré 
• Une fiche d’aide pour l’installation du poste à son domicile lorsqu’il sera en télétravail 
• Une fiche sur les raccourcis Mac ou Windows (c’est peut-être la 1e fois que votre collaborateur utilisera cet ordinateur)
• Le Téléphone fixe et/ou mobile
• Les Badges d’accès aux locaux 
• La Carte cantine ou tickets restaurant
• Des Goodies 
• Un stylo et un cahier 
• Une carte des bonnes adresses où déjeuner le midi autour des bureaux 
• Les bons plans pour se garer 

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Ensuite, il faut créer les accès et identifiants nécessaires à l’activité du salarié : 

• l’accès aux répertoires du serveur 
• l’adresse mail 
• les identifiants et accès aux outils métiers et organisationnels (réseaux sociaux internes, messagerie instantanée, intranet …)

2.1.2 L’axe opérationnel de la pré-intégration 

Il peut se passer jusqu’à 3 mois avant l’arrivée du collaborateur. Ce n’est pas une raison pour qu’il reste sans nouvelle de vous pendant cette période. 

Vous pouvez déjà l’inclure dans vos communications internes et lui donner des informations sur le business et les sorties de produits. 

Vous pouvez lui envoyer un mail de bienvenue pour : 

• lui donner les informations pour son arrivée, 
• lui donner de la visibilité sur son intégration 
• lui envoyer un mot/photo/gif de bienvenue des membres de l’équipe.

Avant l’arrivée, vous devez bien structurer la 1e semaine en préparant un planning Excel et en mettant les invitations dans l’agenda de la nouvelle recrue. Ainsi il n’aura plus qu’à se familiariser avec les personnes et les processus sans surcharge cognitive. 

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2.1.3 L’axe relationnel du pré-onboarding

Si vous ne l’avez pas déjà fait lors du recrutement, assurez-vous de bien prononcer le nom de votre futur collaborateur et invitez-le sur les réseaux sociaux professionnels. 

Annoncez l’arrivée de la personne à toute l’entreprise ou toute son agence (si vous êtes une grande entreprise avec plusieurs sites). 

Cela peut prendre plusieurs formes : 

• Mail interne présentant le nouveau collaborateur et l’équipe qu’il va rejoindre
• Message sur le réseau social interne 
• Newsletter interne 
• Ajout de la photo sur un mur avec tous les portraits de collaborateurs

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Vous pouvez également profiter de cette période pour commencer à créer du lien avec son équipe. Soit en organisant un événement dédié à la présentation du collaborateur soit en profitant d’un autre événement de l’entreprise.

2.2 L’arrivée 

C’est le jour J ! 

On n’a qu’une seule occasion de faire une première bonne impression. Une bonne expérience l’aidera à se projeter dans la durée chez vous.

2.2.1 L’axe administratif de l’arrivée 

Pour qu’il se sente attendu, informez la personne chargée de l’accueil de l’entreprise de l’arrivée du nouveau collaborateur. 

Il faut ensuite terminer les démarches d’embauche en lui demandant les documents nécessaires (RIB, attestation CPAM, certificat de travail, copie des diplômes, d’une pièce d’identité et du titre de séjour si besoin). 

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Vous devez aussi lui remettre le welcome pack que vous avez préparé et les documents administratifs d’embauche (comme le règlement intérieur). 

Votre nouveau collaborateur doit avoir les informations sur les horaires, la mutuelle, les congés, les tickets restaurant, le CE, les processus administratifs (notes de frais, saisie des temps …) 

2.2.2 L’axe opérationnel de l’arrivée 

C’est le moment de donner toutes les informations dont votre nouveau salarié a besoin pour démarrer son aventure chez vous : les rôles et responsabilités de chacun, l’histoire de l’entreprise, ses valeurs … 

Cela peut prendre différentes formes. Un organigramme détaillé, un livret d’accueil, un espace sur l’intranet … 

Il va découvrir les outils de l’entreprise qui sont nouveaux pour lui. Prévoyez donc une présentation / formation de vos outils. Expliquez l’arborescence du serveur, le fonctionnement de la messagerie, de l’agenda, des outils de pilotage de son activité quotidienne. Montrez où il peut trouver la charte graphique et les modèles de documents … 

De même, si vous avez des sensibilisations à faire (sur la qualité ou sur la sécurité par exemple), profitez de l’arrivée pour démarrer sur de bonnes bases. 

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Comme vous avez bien préparé l’arrivée de votre nouveau collaborateur (oui oui), vous avez établi son planning. 

Le premier jour, prévoyez : 

• un point RH pour faire une présentation générale de l’entreprise, finaliser l’embauche sur le plan administratif, faire visiter les locaux. 
• un point avec le manager pour détailler les missions, le contexte, les attendus et présenter l’équipe. 
• un point avec le·s directeur·trice·s / fondateur·trice·s pour échanger sur la culture et la vision de l’entreprise.

2.2.3 L’axe relationnel de l’arrivée

Pour bien démarrer l’aventure, pourquoi ne pas organiser un petit-déjeuner de bienvenue ou un pot d’arrivée (du moment qu’il y a de la nourriture, ça marche ;) ). 

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Toujours dans la rubrique nourriture (désolée s’il est bientôt midi), ne le laissez pas déjeuner seul la première semaine. 

Prévoyez un endroit (loin des regards indiscrets de préférence) pour prendre une photo afin de mettre à jour le site entreprise et les réseaux sociaux. 

Si vous avez un espace sur votre intranet dédié à l’intégration, vous pouvez y mettre des mini bio de vos collaborateurs. 

Ajoutez votre nouveau collaborateur dans les réseaux sociaux internes et les communautés qui peuvent l’intéresser. 

Vous pouvez instaurer un système de parrainage pour accompagner votre nouvel employé et répondre à ses questions du quotidien, sur le rôle et la culture d’entreprise. 

Pour que le programme fonctionne, le parrain ou la marraine doit : 

• Etre volontaire pour occuper ce rôle,
• Partager ses problématiques opérationnelles
• Idéalement sans lien hiérarchique 

Il peut être intéressant de confier ce rôle à une personne arrivée récemment, qui est bien conscient des problématiques d’arrivée. 

2.3 Les premières semaines

2.3.1 L’axe administratif des premières semaines

Le nouveau collaborateur étant arrivé, l’administratif se résume en 2 points : 

• le suivi de sa période d’essai 
• la réalisation de la visite médicale 

C’est tout ! (mais vous avez eu votre dose d’admin’ avant non ? )

2.3.2 L’axe opérationnel des premières semaines

Côté opérationnel, les 2 enjeux de cette période sont de : 

• Rendre votre collaborateur opérationnel rapidement
• Lui faire comprendre et adhérer à la culture et au fonctionnement de l’entreprise. 

Pour l’aider sa montée en compétences, vous allez mettre en place les premières formations sur les outils, la manière de travailler, les compétences à développer (identifiées pendant le processus de recrutement).

Vous pouvez aussi immerger votre salarié dans un projet déjà réalisé. Il s'imprègnera de votre méthode de travail, des livrables, des rôles de chacun, du niveau de qualité attendu …

Vous pouvez également organiser le transfert de ses dossiers et lui communiquer des bonnes pratiques de l’entreprise. 

Pour l’aspect culturel et organisationnel, vous pouvez envisager plusieurs possibilités : 

• Organiser un “vis ma vie”, une immersion dans les différentes équipes de l’entreprise pour comprendre les rôles et les enjeux de ses collègues. 
• Faire débuter votre collaborateur au support client. Quel que soit son poste, être en contact direct des clients permet de comprendre leurs besoins, la culture et les priorités de l’entreprise. En prime, cela responsabilise les collaborateurs vis-à-vis des clients et de leurs collègues et améliore la qualité du produit. 
• Créer une chasse au trésor pour chercher des objets dans les locaux liés à la culture, l’histoire de l’entreprise, son organisation ... 
• Faire réaliser une série de tâches gamifiées ou répondre à des questions pour travailler sur ces mêmes thématiques. L’idée étant de faire vivre une expérience dans la continuité de l’expérience candidat, faire adhérer et ancrer le collaborateur dans votre culture.

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2.3.3 L’axe relationnel des premières semaines

Sur le plan relationnel, l’intégration est l’affaire de tous. 

Rappelez-vous vos premiers jours, pas simple d’aller vers des inconnus quand tout le monde se connaît déjà. 

Aidez-le en augmentant le nombre d’échanges informels avec vous et d’autres collaborateurs afin de créer son réseau interne. 

Intéressez-vous à lui. Il n’est pas juste un salarié, c’est une personne à part entière. 

Qui est-il ? Qu’est-ce qui le rend heureux ? Quelle est son histoire ? Quelles sont ses idées ? 

L’intégration se fait dans les 2 sens. 

Pour personnaliser votre intégration, vous pouvez également l’aider à prendre conscience de ce pourquoi il est unique, ses points forts. C’est un investissement qui vous profitera par la suite, il pourra les utiliser dans son travail ;) 

En externe, vous pouvez l’aider à modifier ses profils sur les réseaux sociaux professionnels afin de montrer qu’il vous a rejoint. 

2.4 Les premiers mois

2.4.1 L’axe administratif des premiers mois 

Vous êtes satisfait de votre nouveau collaborateur. 

Il est satisfait de vous avoir rejoint. 

Il ne reste qu’à valider la période d’essai ! 

Vous pouvez marquer le coup avec un pot ou un cadeau symbolique. 

2.4.2 L’axe opérationnel des premiers mois 

Il reste peut-être quelques formations à suivre au cours des premiers mois pour donner toutes les cartes en main à votre collaborateur. 

Ce dernier monte en compétence. Après quelques semaines vous pouvez lui donner une première mission en pleine autonomie pour ajuster votre accompagnement si besoin. 

A la fin de votre période d’intégration, vous pouvez permettre à votre collaborateur de choisir un mentor. 

Une personne qui pourra le conseiller sur sa carrière et le développement de ses compétences. 

2.4.3 L’axe relationnel des premiers mois

L’un des enjeux de l’intégration pour l’entreprise est de servir sa marque employeur. Les premiers mois du collaborateur peuvent servir à le sensibiliser à ses aspects et le faire devenir ambassadeur de l’entreprise sur les réseaux sociaux ou les sites d’avis d’entreprise (comme Glassdoor).

Dès l’arrivée et pendant les premiers mois, le manager doit faire des points réguliers (hebdomadaires idéalement) avec son collaborateur. Avec plusieurs objectifs : 

• Prendre la température, adapter le programme d’onboarding et éviter un départ prématuré faute de communication
• Échanger sur les difficultés rencontrées et mettre en place les actions correctives
• Recueillir son feedback sur l’entreprise, son organisation, son rôle (en plus du rapport d’étonnement) et sur son onboarding pour améliorer les prochains processus d’onboarding

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Vous voilà prêt à accueillir votre prochain collaborateur.