1. Définition du livret d’accueil
Le livret d’accueil est un outil utilisé lors du processus d’intégration d’un nouveau salarié.
Son objectif est d’aider le nouvel arrivant à prendre ses repères et comprendre l’entreprise dans laquelle il va évoluer pour les prochaines années (oui, parce qu’il va rester 😉).
Concrètement, c’est un outil qui rassemble des informations pratiques sur la société, son fonctionnement, son environnement …
Il est destiné aux nouveaux collaborateurs principalement mais il pourra être consulté dès que le besoin s’en fait sentir même si on est dans l’entreprise depuis 10 ans.
Il n’y a pas de réglementation en matière de livret d’accueil (excepté pour les établissements de santé). A vous donc d’adapter le contenu aux besoins de vos collaborateurs.
Vous pouvez très bien adapter le contenu selon le type de contrat ou le service auquel la personne sera rattachée.
2. Les enjeux du livret d’accueil
L’enjeu principal du livret d’accueil est de permettre la réussite de l’onboarding du nouveau collaborateur en l’aidant à prendre ses repères de façon autonome sur certains sujets.
Mais il ne suffit pas en lui-même.
Il ne va pas remplacer l’accompagnement humain nécessaire pour s’intégrer sur le plan relationnel et monter en compétences sur ses missions.
Comme il participe au processus d’intégration, on retrouve les mêmes enjeux.
A savoir :
- Contribuer à votre marque employeur : un salarié heureux de vous rejoindre pourra plus facilement devenir un de vos ambassadeurs
- Fidéliser vos collaborateurs : l’intégration est une période charnière pour la construction de votre relation. Le livret d’accueil pourra renforcer le sentiment d’appartenance du nouveau collaborateur.
- Améliorer la performance du collaborateur : Avec le livret d’accueil, il pourra comprendre le contexte qui a conduit à son recrutement ainsi que votre activité. Il sera davantage motivé pour trouver sa place et la manière dont il pourra contribuer aux projets de l’entreprise
3. Comment faire un livret d’accueil ?
Question délicate. Il faut vous mettre à la place d’une personne qui découvre l’entreprise, qui ne sait pratiquement rien sur elle.
Identifier tous les sujets liés à l’organisation de l’entreprise, les processus administratifs, RH, opérationnels … qui pourraient poser question à un novice.
Vous pouvez solliciter
- des opérationnels pour demander des informations utiles à transmettre aux nouveaux collaborateurs vis à vis de leur activité.
- les derniers arrivés pour demander quelles informations ils auraient aimé avoir lors de leur arrivée.
Organiser ensuite cette liste en fonction de leur thématique.
Rédiger les contenus écrits et réaliser les visuels pour rendre le livret beaucoup plus digeste !
Vous aurez ainsi une première version de votre livret.
Vous pourrez ensuite l’améliorer en demandant par exemple un retour sur la pertinence du contenu et les améliorations possibles du livret dans le rapport d’étonnement que le nouveau salarié complètera après quelques semaines chez vous.
Il vous faudra aussi le mettre à jour de temps en temps pour que le contenu soit toujours d’actualité !
4. Quels contenus mettre dans son livret d’accueil ?
Tout dépend de votre entreprise et des messages que vous souhaitez transmettre.
Mais il y a tout de même des contenus que l’on retrouve souvent dans un livret d’accueil et qui peuvent vous donner des idées pour débuter.
4.1. L’introduction de votre livret d’accueil
Souvent, un livret démarre avec une introduction pour souhaiter la bienvenue et/ou un mot du PDG de l’entreprise.
4.2. L’entreprise
Ensuite, on va retrouver des contenus portant sur la présentation de l’entreprise et son contexte.
Vous pouvez indiquer quelle est la forme juridique de la société, raconter son histoire, donner des chiffres clés …
Vous pouvez également présenter un organigramme pour aider le nouveau collaborateur à se repérer dans la structure. S’il y a plusieurs sites, expliquez les activités de chacun.
Vous pouvez expliquer vos valeurs, votre culture.
Vous pouvez expliquer votre activité, présenter les produits/services vendus. Même si vous allez présenter ce sujet lors d’un échange avec le nouveau collaborateur, le mettre dans son livret permettra de garder une trace, un support sur lequel il pourra s’appuyer s’il en ressent le besoin.
Le livret d’accueil peut également permettre de communiquer sur votre stratégie, votre vision pour l’entreprise et les projets qui en découlent.
4.3. Les informations pratiques
Plan de l’entreprise :
Pour permettre à votre collaborateur de se repérer dans votre entreprise, situer les différents services. Vous pouvez ajouter un plan d’accès à vos locaux indiquant les transports en commun desservant votre société.
Parking voitures, 2 roues et vélos :
Comment on y accède ?
Comment faire la demande d’une place de parking ?
Où se garer s’il n’y a pas de parking dans l’entreprise ?
Restauration :
Votre nouveau collaborateur va se demander où déjeuner.
Est-ce que vous avez une cantine d’entreprise ?
Proposez-vous des tickets restaurant ?
Comment la cantine ou vos tickets fonctionnent-ils ?
Y a-t-il des restaurants à proximité, des bons plans pour déjeuner …
Plus vous donnez d’informations, moins votre collaborateur sera perdu et stressé.
Horaires de l’entreprise :
Vous pouvez indiquer les règles en matière d’horaires dans le livret d’accueil sous forme de foires aux questions.
Lorsque l’on arrive dans un nouvel environnement, on se pose souvent des questions sur les horaires et leur flexibilité sans forcément oser les poser lorsque l’on vient d’arriver pour ne pas faire mauvaise impression.
Avec une FAQ, vous pouvez anticiper ces questions.
L’intranet, les outils et accès informatiques
Au-delà d’une liste des différents outils que vous utilisez, vous pouvez expliquer à votre nouvel arrivant comment personnaliser ses comptes ou comment paramétrer sa signature électronique.
Vous pouvez faire des tutos pour aider les premiers pas sur les outils grâce à des captures d’écran ou des vidéos que vous pouvez faire avec des outils tels que Loom.
Les processus administratifs
Dans le cas où vous avez des process définis pour rembourser des frais professionnels ou pour déclarer des temps de travail, vous pouvez les indiquer dans le livret d’accueil.
4.4. Les questions RH et légales
Droit du travail :
Vous pouvez indiquer :
- Où trouver le Règlement intérieur,
- Quelle convention collective est applicable dans votre société
- Parler des règles d’hygiène et sécurité au travail en vigueur chez vous.
Si vous avez des instances représentatives du personnel (IRP), vous pouvez l’indiquer dans votre livret avec les noms, les coordonnées, les rôles des instances. Vous pouvez également indiquer la date des prochaines élections.
La rémunération :
Dans cette rubrique, on retrouve généralement des informations sur la paie, la mutuelle, la prévoyance et les avantages de l’entreprise (tickets restaurants, CE …)
Les congés et absences :
Quelles sont les modalités de demande de congés ?
Quels congés exceptionnels sont autorisés ?
Quelle est la procédure à suivre en cas de retard ou d’absence imprévue ?
Comme pour les horaires, ce sont des questions que les nouveaux arrivants vont se poser et ne vont pas forcément oser les poser lors de leur arrivée.
Les conditions de travail :
Vous pouvez parler des engagements de votre entreprise en matière de qualité de vie au travail (QVT) ou de responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE) si des choses sont mises en place.
Le livret d’accueil est un moyen de valoriser ce que vous faites pour vos collaborateurs.
Au-delà de ces sujets, vous pouvez parler du télétravail s’il est autorisé.
Vous pouvez donner des bonnes pratiques de vie en collectivité. Les règles des opens spaces, de la salle de pause (vaisselle, machine à café …).
La formation et politique RH
La politique RH et la formation sont des sujets qui vont intéresser vos collaborateurs.
Qu’ils viennent d’arriver ou non.
L’évolution professionnelle est un sujet important pour eux.
Bien souvent, c’est généralement le manque de perspective d’évolution qui conduit une personne à changer d’entreprise.
Le livret d’accueil vous permet de communiquer sur ces thématiques et de prendre les devants.
Les contacts utiles
Dans cette rubrique, on trouvera les coordonnées des personnes qui accompagneront de près ou de loin le collaborateur : le service RH, les services généraux, le service informatique …
5. Quelle forme pour son livret d’accueil ?
Pour la forme, tout dépend de l’expérience que vous voulez faire vivre à votre nouveau collaborateur. Le mieux est qu’elle soit dans la continuité de l’expérience candidat.
Vous pouvez le faire en version papier (un objet physique mais pas forcément très écologique …) ou en version numérique.
Il peut s’agir d’un espace dédié à l’intégration dans votre intranet ou votre outil interne (notion, ClickUp …)
Au-delà du support, pour rendre le contenu dynamique et agréable à lire, vous devez ajouter des images, des infographies, voir des vidéos si le format retenu vous le permet.
Vous pouvez également mettre des playlists pour avoir une bande-son lors de la lecture du livret d’accueil (musique d’ambiance, playlist des musiques choisies par les collaborateurs en place).
La gamification peut également vous être utile en mettant de la narration pour faire vivre le contenu et faire du lien entre eux ou en mettant de l’interactivité en proposant des choix dans le déroulé de la lecture du livret.
L’important sur le fond comme sur la forme, c’est que le livret d’accueil reflète votre entreprise.
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