1. Définition de la grille d’entretien
Une grille d’entretien est un outil permettant d’évaluer les candidats lors des différents entretiens de votre processus de recrutement.
Elle prend la forme d’une liste de questions à poser et définit l’ordre dans lequel ces questions seront posées au cours de l’entretien.
Elle est préparée en amont de l’échange avec le candidat concerné.
Suite à l’entretien, elle regroupe toutes les informations sur le candidat.
Vous pouvez ainsi évaluer sa candidature au regard du poste que vous avez à pourvoir.
On y retrouve une évaluation objective grâce à une notation de différents critères basés sur :
- Les compétences techniques, les savoirs
- Les compétences comportementales, savoir-être et soft skills
- Les compétences culturelles
2. Pourquoi vous ne pouvez plus vous passer d’une grille d’entretien ?
La grille d’entretien va vous permettre d’être plus efficace et d’être plus fiable dans votre recrutement.
2.1. Une grille d’entretien au service de l’efficacité de vos recrutements
Établir une grille d’entretien va créer un support commun pour analyser toutes les candidatures sur le poste à pourvoir.
Tous les intervenants au processus de recrutement vont se baser sur les mêmes critères et le même système de notation.
Vous perdrez donc moins de temps lors de la prise de décision car vous aurez tous le même référentiel.
Avec un référentiel commun, la coopération sera plus facile entre vos équipes pendant le processus de recrutement.
L’efficacité se fera sentir jusque dans l’entretien lui-même.
Avec une structure claire, vous n’oublierez pas de poser les questions prévues
Vous ne jonglerez pas au sein de votre compte rendu pour mettre vos notes au bon endroit.
Vous pourrez également trouver l’équilibre entre la qualité de l’information collectée et la durée de l’entretien.
Cela cadrera votre échange.
Vous éviterez la fatigue et la baisse de concentration d’un entretien trop long … ou la fin d’un entretien sans avoir toutes les informations voulues.
2.2. Une grille d’entretien pour fiabiliser vos recrutements
La grille d’entretien est une composante de la méthode des entretiens structurés.
Ces derniers sont 2 fois plus fiables que les entretiens qui ont généralement cours dans les entreprises.
Vous savez : les entretiens au feeling …
Vous poserez les mêmes questions à tous les candidats.
Vous les comparerez sur les mêmes critères.
En plus d’objectiver l’évaluation, la grille d’évaluation permettra aux personnes qui mènent les entretiens (recruteurs, manager …) de se concentrer sur la diffusion des valeurs de l’entreprise et l’expérience candidat plutôt que sur la prochaine question à poser.
Ainsi, vous augmentez les chances que le candidat que vous voulez recruter vous choisisse aussi.
3. Comment réaliser votre grille d’entretien ?
3.1. Prévoir une grille par poste
Chaque poste de votre entreprise a son lot de compétences et d’attentes.
Fondamentalement, vous allez créer une grille à chaque nouveau recrutement que vous lancerez.
Toutefois, tout ne sera pas à refaire de 0.
Certaines questions et catégories de questions sont transposables d’un poste à un autre au sein de votre entreprise.
C'est le cas par exemple des questions liées à votre culture d'entreprise.
Exemple : la motivation pour le poste et l’intérêt pour votre entreprise
3.2. Définir les attentes des parties prenantes et les critères d’évaluation sur le poste
Normalement, une partie du travail a été faite lors de la définition de votre besoin de recrutement. Ce qui vous a permis de rédiger votre annonce.
Pour qu’un recrutement réussisse, il doit être collaboratif.
En définissant les critères et attentes avec les parties prenantes du recrutement, vous aurez une grille plus détaillée et pertinente.
Les opérationnels identifieront plus facilement les compétences techniques attendues sur le poste et sauront également définir les incidents critiques garantissant la réussite sur le poste.
Les recruteurs feront de même avec les soft skills (les valeurs, le savoir-être).
L’autre avantage en élaborant la grille de manière commune est que les opérationnels connaîtront déjà l’outil lors de leur entretien. Ils seront plus à l’aise pour conduire l’entretien.
3.3. Formuler les questions
A partir des compétences attendues et des incidents critiques, vous pourrez formuler différents types de questions :
Les questions comportementales :
Ce sont des questions où vous demandez à votre candidat de décrire leur comportement dans une situation vécue.
Le candidat devra vous répondre selon le modèle STAR :
- Situation : description du contexte
- Tâches : description de sa mission
- Actions : description des actions menées
- Résultats : résultats atteints ou leçons tirées
Les questions situationnelles :
Avec ces questions, vous cherchez à savoir comment réagirait le candidat dans une situation donnée et quelles sont ses connaissances professionnelles.
Les réponses données ne permettent pas de savoir si le candidat sait faire en pratique mais peuvent permettre d’évaluer la performance du candidat sur les missions qu’il aura chez vous, dans votre contexte particulier.
Les questions exploratoires :
Ces questions ne sont pas prévues dans la grille d’entretien. Elles sont donc à éviter au maximum.
Elles vous seront utiles uniquement pour clarifier la réponse du candidat pour les questions comportementales si le candidat ne vous répond pas sur le modèle STAR.
Critères d’une question efficace :
Pour qu’une question soit efficace dans votre évaluation, elle doit remplir les conditions suivantes :
- Etre en rapport direct avec le poste
- Etre claire et précise : complète et formulée avec le langage du candidat (exit le jargon interne)
- Etre explicite : on doit savoir quel degré de détail vous attendez
- Comporter qu’une seule idée
- Etre neutre : elle ne doit pas orienter sur la réponse attendue
Vous pouvez avoir quelques questions fermées mais privilégiez au maximum les questions ouvertes qui laisseront le candidat exprimer ses idées.
3.4. Définir l’échelle de notation
Pour l’objectivité de votre processus de recrutement et faire le meilleur choix du candidat à intégrer dans votre équipe, il vous faudra définir une échelle de notation pour chacun de ces critères.
Elle doit être partagée entre tous les acteurs du recrutement et comprise par tous.
La notation vous permettra de comparer l’ensemble des candidats rencontrés et les différentes évaluations faites sur un même candidat.
Selon le critère évalué, différentes échelles sont possibles :
- définir pour chaque niveau le comportement attendu
- définir pour chaque niveau la réponse attendue
- définir chaque niveau par un adjectif “excellent”, “bon” “médiocre”
- définir chaque niveau par une comparaison des réponses données par les meilleurs ou les moins bons candidats (ex : 20% des meilleurs candidats donnent cette réponse)
3.5. Organiser la grille d’entretien
Vos critères sont définis, vos questions sont formulées et l’échelle de notation est définie.
Reste à organiser l’ordre des questions à poser au cours de l’entretien.
L’objectif de cette étape est de faciliter votre prise de notes et votre concentration sur les réponses données par le candidat face à vous.
Organisez les questions par catégorie, voir sous-catégories si besoin.
Avec une catégorie sur l’intérêt pour votre entreprise et la motivation sur le poste, une catégorie sur le parcours, une autre sur les compétences techniques, puis sur le savoir-être …
Il ne vous reste plus qu’à appliquer votre grille lors de votre entretien puis sur les entretiens menés par vos collègues afin d’évaluer objectivement vos candidats.
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